1С:Предприятие 8. Документооборот ПРОФ для Беларуси
Продукт "1С:Предприятие 8. Документооборот ПРОФ для Беларуси" предназначен для автоматизации делопроизводства и документооборота коммерческих предприятий Республики Беларусь, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. Имеет облегченный функционал по сравнению с продуктом "1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Беларуси" и не имеет возможности работы с системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).
Функциональные возможности
В программе решаются задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа состояния дел.
Ключевыми возможностями программы являются:
учет входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе договоров и обращений граждан и юридических лиц;
хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
сканирование файлов, в том числе и потоковое;
категоризация всех данных;
автоматизация ключевых процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение, обработка входящего документа, обработка исходящего документа, обработка внутреннего документа;
автоматизация совместной работы сотрудников;
учет и анализ рабочего времени сотрудников;
поддержка бумажного делопроизводства и документооборота;
полнотекстовый поиск любых данных.
Работа с документами
"1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует СТБ 6.38-2004, требованиям "Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь" от 19 января 2009 года №4 и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Регистрация входящих и исходящих документов
"1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
учет поступивших документов;
автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
оповещение исполнителей;
поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет обращений граждан и юридических лиц
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля2011 г. № 300-3 "Об обращениях граждан и юридических лиц".
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан и юридических лиц в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан и юридических лиц используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан и юридических лиц, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан и юридических лиц используются отчеты "Исполнение обращений граждан и юридических лиц", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан и юридических лиц".
Учет договоров
В "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси " автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
подготовка проекта договора;
согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
учет и контроль сроков действия договоров;
автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
многовалютный учет сумм договоров;
учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".
Сканирование
В "1С:Документообороте 8 ПРОФ для Беларуси" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Любой документ или файл "1С:Документооборота 8 ПРОФ для Беларуси" можно отправить по электронной почте. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
"1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В "1С:Документообороте 8 ПРОФ для Беларуси" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Связи между документами
В "1С:Документообороте 8 ПРОФ для Беларуси" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.
Переадресация входящих документов
В программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси " поддерживаются такие варианты согласования, как:
параллельное;
последовательное;
смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.
Обработка внутреннего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания внутреннего документа - согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение/ознакомление, списание в дело.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси " реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и английского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени и содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси " предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
В "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси " предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.3":
"1C:Бухгалтерия для Беларуси", ред. 1.6 и 2;
"1С:Управление Торговлей для Беларуси ", ред. 3.0.
Веб-сервисы работы с файлами
"1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "1С:Документооборот 8 ПРОФ для Беларуси " и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе "1С:Предприятие 8.3") осуществляется при помощи веб-сервисов.